INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

 

La presente informativa descrive le modalità con cui Concordia Mediazioni S.r.l., nell'ambito delle proprie attività istituzionali e, in particolare, della gestione dei procedimenti di mediazione civile e commerciale, tratta i dati personali degli interessati.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

Organismo di mediazione civile e commerciale iscritto al Registro degli Organismi di Mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia al n. 481
Sede legale: Piazza Giovanni Verga n. 25 – 95129 Catania (CT)
C.F./P. IVA: 04884080872
PEC: concordia@pec.blu.it 

Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito delle attività di propria competenza.

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI – DPO

Il Responsabile della Protezione dei Dati personali (Data Protection Officer – DPO) di Concordia Mediazioni S.r.l. è:

Dott. Valeria Virzì
Via C. Finocchiaro Aprile, 140 - 95129 Catania (CT)
PEC: virzi.valeria@pec.it

Il Responsabile della Protezione dei Dati può essere contattato per questioni relative al trattamento dei dati personali, all'applicazione della normativa in materia di protezione dei dati e all'esercizio dei diritti riconosciuti agli interessati dal Regolamento (UE) 2016/679.

3. SOGGETTI AI QUALI SI RIFERISCONO I DATI

La presente informativa riguarda, in particolare, i dati personali riferibili:

• alle parti dei procedimenti di mediazione;

• ai loro rappresentanti, delegati, procuratori e difensori;

• alle controparti chiamate in mediazione;

• agli eventuali soggetti interessati o coinvolti nel procedimento;

• ai mediatori;

• ai consulenti, esperti e professionisti eventualmente coinvolti;

• ai soggetti che presentano istanze, richieste o comunicazioni all'Organismo;

• agli utenti dei servizi messi a disposizione da Concordia Mediazioni.

L'informativa trova applicazione anche quando i dati personali non siano stati forniti direttamente dall'interessato, ma siano stati comunicati da una delle parti, dal relativo difensore o rappresentante, da altri soggetti legittimati oppure acquisiti da fonti pubblicamente accessibili nei limiti consentiti dalla legge.

4. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

Concordia Mediazioni può trattare, in relazione alle specifiche esigenze del procedimento o del servizio richiesto, dati identificativi e anagrafici, dati di contatto, dati relativi a documenti di identità e alla rappresentanza, dati economici, patrimoniali, bancari, fiscali e assicurativi, dati relativi a rapporti contrattuali, immobiliari, condominiali, successori, societari, familiari o ad altri rapporti giuridici oggetto della controversia, nonché dati contenuti negli atti e nei documenti depositati dalle parti o dai loro difensori.

Possono inoltre essere trattati dati relativi a procedimenti giudiziari o amministrativi connessi alla controversia, categorie particolari di dati personali di cui all'art. 9 GDPR e dati relativi a condanne penali e reati di cui all'art. 10 GDPR, esclusivamente quando il relativo trattamento sia necessario e consentito dalla normativa applicabile.

Sono altresì trattati i dati tecnici e informatici necessari all'utilizzo dei servizi digitali dell'Organismo.

La natura dei dati concretamente trattati dipende dall'oggetto della mediazione e dalla documentazione prodotta dagli interessati e dagli altri soggetti coinvolti.

5. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati per:

a) ricezione, protocollazione e gestione delle domande di mediazione;

b) apertura, organizzazione, amministrazione e gestione dei procedimenti di mediazione;

c) identificazione delle parti e verifica dei poteri di rappresentanza;

d) convocazione e comunicazione con le parti, i difensori, i mediatori e gli altri soggetti coinvolti;

e) svolgimento degli incontri di mediazione, anche con modalità telematiche quando consentito;

f) formazione, gestione e conservazione del fascicolo del procedimento;

g) predisposizione, sottoscrizione e conservazione dei verbali, degli accordi e degli altri documenti relativi al procedimento;

h) adempimento degli obblighi previsti dalla normativa in materia di mediazione civile e commerciale;

i) adempimento degli obblighi amministrativi, contabili, fiscali e di fatturazione;

j) adempimento degli obblighi in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, ove applicabili;

k) gestione di richieste, reclami, contestazioni e dell'eventuale contenzioso;

l) esercizio e difesa dei diritti del Titolare;

m) adempimento di obblighi derivanti da disposizioni normative, regolamentari, provvedimenti dell'Autorità giudiziaria o di altre Autorità competenti;

n) gestione e sicurezza dei sistemi informatici e del gestionale proprietario utilizzato dall'Organismo;

o) tutela dell'integrità, sicurezza e riservatezza dei dati e della documentazione trattata.

6. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali non si fonda, di regola, sul consenso dell'interessato quando esso sia necessario per la gestione del procedimento di mediazione o per l'adempimento degli obblighi gravanti sull'Organismo.

A seconda delle circostanze, il trattamento trova fondamento nell'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; nell'adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c), GDPR; nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare, nei casi e nei limiti previsti dall'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR; nonché nelle ulteriori basi giuridiche previste dalla normativa applicabile.

Per le categorie particolari di dati personali di cui all'art. 9 GDPR e per i dati di cui all'art. 10 GDPR, il trattamento avviene esclusivamente quando ricorrano i presupposti previsti dal GDPR e dalla normativa nazionale applicabile.

7. NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati necessari alla gestione del procedimento di mediazione e all'adempimento degli obblighi normativi è necessario.

Il mancato conferimento dei dati indispensabili può comportare l'impossibilità di dare corso alla richiesta, di eseguire determinati adempimenti o di gestire correttamente il procedimento.

8. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA

Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei e informatici secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Concordia Mediazioni adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, finalizzate a proteggere i dati personali da distruzione, perdita, modifica, divulgazione o accesso non autorizzati.

La gestione informatizzata dei procedimenti avviene anche attraverso il software SFERABIT e attraverso il gestionale proprietario ADRIAN, utilizzato da Concordia Mediazioni S.r.l. quale strumento tecnologico per l'organizzazione e la gestione delle proprie attività e che non costituisce un autonomo Titolare del trattamento né un distinto soggetto giuridico rispetto a Concordia Mediazioni S.r.l.

9. PERSONE AUTORIZZATE AL TRATTAMENTO

I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni e secondo il principio di necessità, da dipendenti, collaboratori e altri soggetti espressamente autorizzati e adeguatamente istruiti dal Titolare.

I mediatori e gli altri soggetti coinvolti nel procedimento operano nel rispetto della disciplina loro applicabile e degli specifici obblighi di riservatezza previsti dalla normativa sulla mediazione.

10. DESTINATARI E RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO

I dati personali possono essere comunicati, quando necessario, a fornitori di servizi informatici, hosting, cloud, manutenzione e assistenza tecnica; fornitori di servizi di posta elettronica e PEC; fornitori di servizi necessari allo svolgimento degli incontri telematici; consulenti fiscali, contabili e legali; istituti bancari e prestatori di servizi di pagamento; soggetti incaricati di servizi amministrativi, documentali o di conservazione; Autorità pubbliche, Autorità giudiziarie e altri soggetti ai quali la comunicazione sia prevista dalla legge.

I soggetti che trattano dati personali per conto di Concordia Mediazioni sono nominati, ove ne ricorrano i presupposti, Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

11. RISERVATEZZA DEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

Il trattamento dei dati personali connesso alla mediazione avviene nel rispetto degli specifici obblighi di riservatezza previsti dalla normativa vigente.

Le informazioni e le dichiarazioni rese nel corso del procedimento sono trattate tenendo conto delle disposizioni che disciplinano la riservatezza delle dichiarazioni e delle informazioni acquisite durante la mediazione e dei relativi limiti di utilizzabilità.

12. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono conservati per il periodo necessario alla gestione del procedimento e, successivamente, per il periodo previsto dalla normativa applicabile agli Organismi di mediazione e dagli ulteriori obblighi civilistici, fiscali, contabili e amministrativi.

Qualora sia instaurato o ragionevolmente prevedibile un contenzioso, i dati e i documenti necessari potranno essere conservati per il tempo necessario all'accertamento, esercizio o difesa dei relativi diritti.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati, anonimizzati o comunque resi non ulteriormente trattabili, salvo l'esistenza di un diverso obbligo di legge.

13. TRASFERIMENTI EXTRA SEE

Qualora l'utilizzo di determinati fornitori o servizi tecnologici comporti un trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento sarà effettuato esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR e mediante l'adozione delle garanzie previste dalla normativa applicabile.

14. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Nell'ambito della gestione dei procedimenti di mediazione, Concordia Mediazioni non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull'interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona ai sensi dell'art. 22 GDPR.

15. DIRITTI DELL'INTERESSATO

Nei casi e nei limiti previsti dagli artt. 15 e seguenti GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, integrazione, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione, nonché gli ulteriori diritti riconosciuti dalla normativa applicabile.

L'esercizio di tali diritti può essere soggetto alle limitazioni previste dalla normativa vigente, anche in relazione agli obblighi legali di conservazione gravanti sull'Organismo e alla tutela dei diritti degli altri soggetti coinvolti.

Le richieste possono essere indirizzate a:

Concordia Mediazioni S.r.l.
Piazza Giovanni Verga n. 25 – 95129 Catania (CT)
PEC: concordia@pec.blu.it

oppure al:

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
Avv. Valeria Virzì
presso Concordia Mediazioni S.r.l.
PEC: virzi.valeria@pec.it

16. DIRITTO DI RECLAMO

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell'art. 77 GDPR, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

17. DATI NON RACCOLTI DIRETTAMENTE PRESSO L'INTERESSATO – ART. 14 GDPR

Nell'ambito dei procedimenti di mediazione, Concordia Mediazioni può ricevere dati personali dell'interessato da soggetti diversi dall'interessato stesso.

I dati possono provenire, in particolare, dalla parte che presenta la domanda di mediazione, dalla controparte, dai rispettivi difensori, procuratori, rappresentanti o delegati, dalla documentazione depositata nel procedimento, da registri, elenchi, albi e banche dati legittimamente consultabili, nonché da Autorità o altri soggetti legittimati alla comunicazione.

In tali casi il trattamento avviene per le finalità e sulla base dei presupposti indicati nella presente informativa, nel rispetto dell'art. 14 GDPR.

18. AGGIORNAMENTO DELL'INFORMATIVA

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche.

La versione vigente è pubblicata sul sito istituzionale di Concordia Mediazioni S.r.l., nell'apposita sezione dedicata alla protezione dei dati personali.

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